Déconfinement : les outils numériques pour se réorganiser et prévenir un rythme soutenu

Article écrit le 06/04/2020

Le Covid-19 a contraint les collectivités à devoir s’organiser différemment en urgence face aux conditions inédites de confinement qui touchent tous les français. Internet et outils numériques n’auront jamais été autant exploités pour répondre à toutes les demandes et assurer une continuité du service public. Il faut pouvoir tirer des leçons de cette nouvelle organisation pour en garder le meilleur et profiter du temps disponible imposé par cette période inédite pour prévenir un rythme soutenu dès le déconfinement et se réorganiser efficacement.

Les outils numériques pour se réorganiser ensemble efficacement

Télétravail habituel ou d’urgence, travail à l’extérieur pour les agents techniques, double profession pour de nombreux maires, répartition du temps de travail dans plusieurs mairies pour des secrétaires multi-communes, aujourd’hui la mobilité au travail touche tous les acteurs des collectivités territoriales. Une réalité qui implique une réorganisation interne pour s’adapter aux nouvelles conditions de travail. JVS-Mairistem a développé des outils numériques qui facilitent déjà le quotidien de milliers de collectivités territoriales. En voici quelques-uns qui vous permettrons d’appréhender sereinement le déconfinement et gérer les crises à venir efficacement.

La messagerie collaborative vous permet d’être informé en temps réel sur la disponibilité des agents et des élus grâce au partage des agendas pour fluidifier les échanges et établir rapidement les réunions et conseils municipaux.

L’outil de Convocations et Séances dématérialise l’envoi des convocations et simplifie la gestion des séances délibérantes grâce au suivi des présences et à l’archivage des séances. Les élus peuvent consulter, annoter et partager les documents rattachés en toute autonomie sur l’application mobile. 

Grâce au Porte-Documents Electronique, la totalité de vos dossiers sont disponibles depuis n’importe quels appareils (smartphone, tablette et ordinateur), ce qui facilite le travail à distance. Chaque modification se synchronise automatiquement sur la plateforme. Les données sont sauvegardées dans notre Cloud Souverain en France. La diffusion des informations se fait en quelques clics et est visible par les collaborateurs sélectionnés.

Le parapheur électronique vous permet d’organiser les circuits de validation de vos documents électroniques et les délégations en cas d’absences en toute sécurité. Un navigateur Web suffit pour visualiser les documents, les commenter, les valider, les signer ou déclencher d’autres actions comme la diffusion ou l’archivage vers votre GED.

Les logiciels pour optimiser ses tâches administratives et prévenir un rythme soutenu

Le déconfinement sera synonyme de rythme soutenu pour toutes les collectivités. En plus d’une cadence déjà conséquente habituellement pour de nombreux acteurs publics, il faudra traiter toutes les tâches administratives en stand-by. Deux outils indispensables vous permettront de traiter rapidement toutes vos obligations et vous seront utiles pour prévenir les futures crises.

Les applications web vous permettent d’accéder à vos données métier à tout moment, que ce soit en déplacement ou depuis votre domicile. Vous pouvez travailler sur vos outils simultanément et profiter de la sauvegarde automatique de vos données. Finance, RH, gestion des administrés, eau et assainissement, plus de 40 applications activables à tout moment ont été développées pour vous permettre de travailler efficacement.

Avec l’outil de gestion du courrier, numérisez vos courriers entrants et sortants rapidement, gérer l’archivage des courriers et partagez-les pour les traiter efficacement.

Les solutions à adopter pour gérer les nombreuses demandes des citoyens dès le déconfinement

Demande de passeport, réservation de salle, paiement en ligne, dès le début du déconfinement, les demandes des citoyens afflueront. Pour gérer ce flux rapidement, favorisez les canaux numériques en proposant des services en ligne à vos citoyens et optez pour des outils de gestion efficaces.

Avec Mon Espace Citoyen, vos citoyens bénéficient d’un espace dédié à leurs démarches en ligne. Demande de rendez-vous pour un passeport, signalement sur la voie publique, réservation de la cantine, paiement en ligne, l’ensemble des démarches sont centralisées dans ce portail unique et personnalisable. 

GRC360 est une plateforme qui centralise toutes les demandes, quel que soit le canal d’entrée. Vous collectez, dispatchez et traiter en toute simplicité les demandes de vos citoyens : que ce soit au guichet, par téléphone, courrier, email ou via votre site Web. Pour chaque étape du traitement, une communication est diffusée aux citoyens pour les tenir informés de leur dossier.

Le logiciel cimetière assure la gestion administrative complète de l’ensemble des opérations funéraires : actes de concession, gestion administrative des défunts, procédures de reprise ou travaux. Avec une cartographie interactive, vous localisez facilement les emplacements disponibles, la durée ou l'état des concessions. Avec sa plateforme de communication intégrée, apportez rapidement aux familles toutes les réponses à leurs questions.

L'application idéale pour planifier les interventions techniques laissées en suspens

Le Covid-19 a contraint les collectivités à limiter les interventions de leurs équipes techniques au minimum. Ces restrictions ont pour conséquence une accumulation d’interventions en arrêt qui vont devoir être réalisées parfois dans l’urgence dès le déconfinement. Se réorganiser pour prévenir une période intense est donc indispensable.

Avec l’application Betterstreet, vous planifiez les interventions en un clic et donnez de la visibilité aux actions locales. Les citoyens et les employés municipaux effectuent un signalement à partir d’une simple photo géolocalisée. La demande est enregistrée et transmise au bon service : espaces verts, voirie, bâtiment, propreté,… Vous gérez le planning des équipes et des ressources directement depuis l’application pour faciliter l’organisation de vos interventions techniques.

Article écrit par Margot

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