(Re)Prenez le contrôle de vos données

A propos de cet article

Depuis 2015, poussés par la dématérialisation réglementaire et l’avènement du numérique « grand public », les usages digitaux s’intensifient dans les collectivités et impliquent de revisiter nos organisations et méthodes de travail.

Ces changements impliquent également de repenser la façon dont les « consommateurs de données » (Elus, DGS, Chefs de services, Collègues) sollicitent les fournisseurs (Responsables RH, Finances, Facturation…)

Toujours plus vite !

L’intérêt des services connectés n’est plus à démontrer, ni à la maison, ni au travail. Preuve en est : l’utilisation professionnelle de smartphones par les élus a grimpé de 12% en 2 ans.

Aujourd’hui, 59% en possèdent un, ils sont également 53% à posséder un ordinateur portable et 25% une tablette*.

Tout est plus rapide qu’avant, et tout doit le devenir encore plus.

Comme dans tous les secteurs d’activité, l’évolution et la multiplicité des tâches des équipes ne cesse de croître.

Réduction des budgets oblige, les directeurs de services, responsables et élus se doivent d’avoir une vision la plus fine possible sur les investissements et les évolutions de dépenses de fonctionnement.

Secrétaires de mairie, comptables, agents des services RH doivent s’adapter et fournir des données et indicateurs en un temps record.

Cette nécessité de disposer des bonnes données, quasiment en temps réel, implique de s’organiser autrement pour parvenir à l’objectif de faire mieux, avec autant, voire moins.

L’autonomisation des demandeurs : Axe majeur de la réactivité collective

C’est d’une logique implacable : Plus vous rendrez les demandeurs autonomes, moins ils auront besoin de vous.

Il y a alors un tri à faire parmi nos activités : Lesquelles sont les plus enrichissantes ? lesquelles sont les plus chronophages ? Lesquelles ont le plus de valeur ajoutée ?

Dans la catégorie des plus gros consommateurs de temps, la recherche de données tient une bonne place de leader. Recherche, Extractions, Production de rapports, Tableaux croisés, Statistiques, Indicateurs...

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Autant d’éléments décisionnels qui, s’ils sont indispensables à la bonne gestion d’une collectivité, impliquent un investissement en temps non négligeable.

Le réflexe en cas de besoin ? Solliciter les agents formés aux applications de gestion financière, des ressources humaines, ou en lien avec les demandes de la population.

Qui n’a jamais été sollicité par un chef de service, le DGS, un adjoint ou directement le maire de la commune pour produire, en urgence le plus souvent, un tableau de suivi des dépenses mensuelles du chapitre 012, un tableau de suivi du disponible à actualiser presque tous les jours en fin d'exercice, un récapitulatif des heures supplémentaires du mois, par agent ...?

Après quelques heures de recherche et de recoupements de données en tout genre, vous pouvez être fier de votre magnifique tableau Excel, taillé « au cordeau », représentant le suivi des réalisations avec alertes de dépassement du budget , la comparaison graphique des dépenses de fonctionnement sur les 4 dernières années, ou encore la présentation du budget primitif.

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Mais les choses se corsent lorsque, après lecture et premières interprétations des données, votre collègue revient vers vous pour vous demander d’ajouter un « détail », comme par exemple : La même chose, mais trié par service.. ou le mois d’après en vous demandant de réactualiser ce « superbe tableau » qui lui permettra de suivre l’évolution chaque mois… Rebelotte !

Comment s’y prendre ?

La première solution généralement envisagée (et tout de suite abandonnée) serait de former les demandeurs à l’utilisation des logiciels métier pour qu’ils puissent sortir eux-mêmes les données dont ils ont besoin.

C’est rarement possible, du fait de plusieurs freins parmi lesquels :

  • La non connaissance des outils métier
  • La complexité des données
  • Les demandeurs n'ont pas accès à l’outil de gestion sur leur poste de travail
  • L'outil de gestion n'est pas accessible en dehors des murs de la collectivité

Comme alternative, il y a la solution des outils d’analyse, dits de « Business Intelligence », tels que Business Object, Jaspersoft et autres comme encore Qlik

Des solutions professionnelles qui permettent d’aller très loin dans l’analyse de ses données et de configurer des rapports types qui s’actualisent automatiquement.

Bien que ces outils soient tout à fait riches fonctionnellement, et utilisés dans le monde entier par les plus grandes entreprises, ils impliquent une expertise technique dont on dispose rarement. Ce qui revient à investir des sommes importantes, tant en coût de logiciel, qu’en ressources pour maintenir le référentiel de données.

Favoriser les solutions les plus naturelles pour reprendre le contrôle de ses données

Au cœur des usages des directions financières, RH et des adjoints aux finances, se trouve l’outil que tout le monde connait (au moins un petit peu) : Le bon vieux tableau Excel !

C’est pourquoi JVS-Mairistem, en phase avec son leitmotiv de simplifier les usages du numérique pour tous, a choisi d’investir sa recherche sur la mise à disposition d’une solution innovante, utilisable depuis n’importe où et en 24/7 grâce au Cloud, et simple d’accès pour tous les utilisateurs qui ont déjà manipulé une feuille Excel.

L'outil de reporting pour les collectivités,
100% intégré à Excel®

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Cette solution, directement connectée aux données métier, permet à tous de disposer librement de ses données, de concevoir de nouveaux rapports et de les rafraîchir à l'aide d’un simple bouton "Actualiser", chaque jour, semaine, mois ou année, sans aucune contrainte.

Easy Report : Grace au Cloud, accédez à vos données métier directement dans vos tableaux Excel !

Easy Report est un module additionnel d’Excel, qui permet à toute personne disposant des droits d’accès, d’avoir, en temps réel, un accès direct aux données métier stockées dans les logiciels de gestion financière, de gestion RH, de facturation et de gestion des administrés.

Il est même possible de recouper les données très simplement entre ces différents domaines métier, afin d’obtenir très rapidement des indicateurs adaptés et transversaux.

Pour découvrir les multiples usages métier d’Easy Report, rendez-vous sur notre page produit et consultez les exemples de rapports personnalisables que vos « demandeurs » pourront créer, adapter ou réactualiser en toute autonomie.

*source : Baromètre de la dématérialisation 2016

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