Chorus Pro, en route vers la démat’ totale

Dans le secteur public français, comme dans de nombreux pays européen, l’émission des factures au format électronique devient obligatoire, première étape du processus de dématérialisation totale des procédures budgétaires et financières. A partir du 1er janvier 2017, les grandes entreprises, leurs filiales et les organismes publics devront utiliser la plateforme d’échanges Chorus Pro mise en place par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat. Les entreprises de taille intermédiaire, les PME et micro-entreprises seront elles aussi amenées à utiliser Chorus Pro selon un calendrier défini par l’État.

Chorus Pro est une plateforme gratuite mise à disposition des entreprises et des services publics qui permet de déposer, valider, suivre et payer les factures de façon manuelle. En fonction du nombre de factures à gérer, l’utilisation de la plateforme peut devenir rapidement très chronophage.

Qu'est-ce qu'un flux pivot ? Comment une entité publique dépose-t-elle dans Chorus Pro ?

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Le Joker Chorus Pro vous simplifie la facture électronique

JVS-Mairistem propose à toutes les communes un raccordement automatique du logiciel de comptabilité et/ou de la GED Documind Pièces Comptables à Chorus Pro pour leur permettre de gagner du temps en automatisant le traitement.

Les factures disponibles sur Chorus Pro sont systématiquement téléchargées et leurs statuts mis à jour au fur et à mesure de leur traitement dans les applications JVS, évitant ainsi les opérations manuelles pour les utilisateurs.

Le Joker Chorus Pro comprend :

  • Un connecteur permettant de récupérer automatiquement les factures et données liées (flux pivots) déposées par les fournisseurs
  • Une fenêtre de rapprochement des factures facilitant l'ordonnancement en masse des dépenses : visualisation, rattachement
  • Des factures et traitement des données associées (notamment tiers, montant, numéro d'engagement)
  • L'automatisation des mises à jour du statut de traitement des factures sur le portail Chorus Pro
  • Un accompagnement dédié réalisé par un formateur spécialisé pour aborder sereinement cette nouvelle échéance

Le PES ASAP : une nouvelle pierre à l’édifice

Les avis de sommes à payer émis par les collectivités territoriales et adressés à des entités publiques devront être dématérialisés dès janvier 2017. La DGFiP prend en charge leur dépôt sur Chorus Pro via 2 vecteurs que sont le PES ASAP (Protocole d’Echanges Standard Avis des Sommes à Payer) et l’ORMC (Ordre de Recette MultiCréancier). Par ailleurs, la DGFiP élargit le champ d’action du PES ASAP à tous les autres abonnés (personnes morales de droit privé et particuliers) en proposant une offre d’éditique.

JVS-Mairistem est un éditeur validé auprès de la DGFiP depuis le 21 septembre 2016 en proposant la génération de flux PES ASAP.

Le dispositif PES ASAP concerne les titres individuels Ordinaires et de natures Fonctionnement, Investissement, Marché ou Cession pour lesquels la collectivité édite jusqu’à présent le volet « avis de sommes à payer » de ses titres au format papier.

Le + JVS : A la validation d’un bordereau contenant des titres éligibles, le flux est généré automatiquement et mis en PJ du premier titre. Votre logiciel active l’accès à un détail de la facturation pour chaque titre éligible. Les automatisations offertes font qu’il est possible de produire du PES ASAP sans saisie supplémentaire. Les nouveaux champs disponibles permettent d’affiner les informations à restituer aux abonnés.

La GED pour vos pièces comptables : un outil qui vous veut du bien

La dématérialisation modifie en profondeur l’organisation des collectivités locales. Aujourd’hui, les pièces comptables parviennent d’ores et déjà sous divers formats et via différents canaux en mairies (courrier, e-mail, téléchargement, etc.). Bien utilisé, un outil de GED permet de dématérialiser et d’archiver automatiquement ces sources disparates pour faciliter leur traitement, coordonner le suivi et permettre la télétransmission des pièces justificatives aux flux PES.

Toutes les factures récupérées automatiquement par Joker Chorus Pro intégreront alors directement votre GED, et suivront le circuit de liquidation personnalisé mis en place pour l’ensemble des factures reçues, quelle qu’en soit la source.

L’outil de GED Documind Pièces Comptables JVS-Mairistem est directement intégré au logiciel métier Comptabilité : une manière d’amener le changement sans bousculer les habitudes.

Numérisation par lots, lecture et classement automatique, rapprochement visuel des documents aux mandats et titres, recherche plein texte, circuits de validation, consultation en mobilité : la GED de JVS-Mairistem transforme la dématérialisation en opportunité. Elle participe à la réduction des délais de paiement et des coûts, elle sécurise les échanges, facilite le travail des agents… bref, elle constitue une solution intelligente pour tirer totalement parti de la dématérialisation.

Chaque collectivité peut évoluer en douceur puisque Documind s’adapte à l’organisation et à la maturité de chaque structure tout en l’accompagnant vers l’étape supérieure.

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