Des démarches plus accessibles, plus efficaces et plus simples pour les citoyens. C’est l’objectif que poursuit la Loi de Justice du 21ème siècle, en confiant de nouvelles missions aux mairies et en encourageant le traitement automatisé des actes de l’état civil.

Quelles sont les nouvelles mesures pour moderniser l’état civil ? Quelles simplifications pour le travail des services municipaux ? Comment se préparer au mieux à cette transition ? Quelles sont les étapes à suivre ?

Gestion des PACS, changement de prénom et raccordement à la plateforme Comedec : retour sur les 3 grandes mesures phares de la simplification et de la transformation numérique des services d’état civil.

Changement de prénom : le mode d'emploi pratique et efficace

A côté des prénoms classiques que nous avons l’habitude de croiser, certains parents osent des prénoms plus originaux. Ainsi, en France, des enfants s’appellent Lola-Poupoune, Merdive, Boghosse, Tuba ou encore Casimir. Pas sûr qu’ils le vivent bien … Heureusement, la loi de modernisation de la justice du XXIe siècle, simplifie les démarches pour changer de prénom, en supprimant le passage par le juge aux affaires familiales.

Depuis le 20 novembre 2016, ces demandes sont confiées à l’officier d’état civil de la mairie du lieu de résidence ou du lieu de naissance de l’intéressé. Quelles sont les modalités ? Comment traiter une nouvelle demande ? Quelles sont les étapes à suivre ? JVS-Mairistem a décrypté pour vous la circulaire du 17 février 2017 et vous délivre ses meilleurs conseils pour faciliter le travail administratif des communes.

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Comment juger la légitimité d'une demande ?

Les personnes souhaitant changer de prénom doivent justifier d’un intérêt légitime. Dans tous les cas, invitez-les à vous fournir le plus de pièces justificatives possibles pour appuyer et traiter leur dossier dans les meilleurs délais.

Parmi les différents cas de figures déjà rencontrés, la jurisprudence estime qu’il y a un intérêt légitime à changer de prénom lorsque :

  • Le prénom ou l’association prénom et nom est ridicule
  • Un autre prénom est utilisé dans la vie courante
  • En cas de transsexualisme
  • Le prénom est à consonance étrangère
  • Pour des motifs religieux

Les 8 étapes clés pour gérer un changement de prénom en mairie

#1 Remise de la demande

La demande, faite au moyen d’un formulaire-type, est remise en personne à l’officier d’état civil. A noter que s’il s’agit d’un mineur de moins de 13 ans, l’un de ses représentants légaux devra être présent.

#2 Accusé de réception

Afin d’assurer la traçabilité de la demande, il est conseillé de remettre un récépissé de dépôt de la demande au demandeur ou à son ou à ses représentants légaux.

# 3 Recueil des pièces nécessaires

L’officier d’état civil en charge de la demande est tenu de recueillir les pièces justificatives suivantes :

  • Une copie intégrale de l’acte de naissance datant de moins de 3 mois
  • Une pièce d’identité en cours de validité
  • Un justificatif de domicile récent
  • Tous les justificatifs d'intérêt légitime (copie du livret de famille, contrat de travail, copie de pièces d'identité anciennes ou actuelles, certificats médicaux, ...)

 

S'il s'agit d'un mineur, il convient de fournir les pièces citées précédemment, accompagnée des éléments suivants :

  • Une copie de la pièce d’identité en cours du validité du ou des représentants légaux
  • Dans le cas d’un mineur de plus de 13 ans : le consentement personnel écrit de ce dernier, qui pourrait être formalisé à l’aide de ce formulaire

 

Puis en fonction de la situation du demandeur :

  • L'acte de mariage
  • L'acte de naissance de l'époux(se) ou partenaire de PACS
  • L'acte de naissance de chacun de ses enfants

 

Pour les demandeurs de nationalité française ne disposant pas d’un acte de naissance dressé ou transcrit en France, ou de nationalité étrangère, nous vous invitons à consulter ce document.

#4 Décision de l'officier d'état civil

L’officier d’état civil apprécie, au cas par cas, l’intérêt légitime selon les critères habituels.

Si l’officier d’état civil autorise le changement de prénom, la décision devra être inscrite sur le registre de l’état civil. Si plusieurs registres sont tenus par la mairie, la décision devra être mentionnée sur le registre des naissances.

En revanche, si l’officier d’état civil considère que la demande ne revêt pas d’intérêt légitime, il devra saisir sans délai le Procureur de la République qui, s’il refuse, devra motiver sa décision.

#5 Notification

Si la demande est acceptée, l’officier d’état civil doit informer le demandeur en lui transmettant une lettre de notification et une copie de la décision prise. Il indique également les éléments transmis aux officiers d’état civil compétents pour la mise à jour des actes de l’état civil concernés par le changement de prénom et la possibilité de solliciter les officiers d’état civil compétents pour obtenir des actes actualisés.

En cas de refus, l’officier d’état civil doit en informer l’intéressé par tous moyens. La décision devra indiquer la possibilité de saisir le juge aux affaires familiales.

#6 Avis de mention

Dans les trois jours suivant la décision, l’officier d’état civil devra envoyer des avis de mention aux mairies dépositaires des actes d’état civil devant être mis à jour.

Ces avis de mention seront envoyés par courrier, et pourront prochainement être communiqués par voie dématérialisée dans le cadre du dispositif Comedec.

#7 Transmission à l'INSEE pour la mairie de naissance

L’officier d’état civil du lieu de naissance du demandeur aura soin de transmettre le bulletin à l’INSEE afin d’actualiser les données personnelles de l’intéressé.

#8 Archivage des pièces

La demande de changement de prénom ainsi que toutes les pièces justificatives apportées par le demandeur doivent être conservées par l’officier d’état civil qui a traité la demande.

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 L'astuce de nos experts

Les vérifications d'état civil peuvent être effectuées grâce à la plateforme Comedec, dispensant ainsi le demandeur de produire les actes nécessaires pour sa demande.

Entre 2600 et 2800 demandes chaque année

Tous les ans, entre 2600 et 2800 personnes font la démarche de changer de prénom. Avec la simplification de la procédure, qui devient gratuite et plus rapide, les demandes pourraient se multiplier. Côté mairie, cette nouvelle compétence demande tout de même une bonne organisation pour traiter toutes les tâches administratives.

Le logiciel d’état civil de JVS-Mairistem permet d’automatiser bon nombre de ces étapes.

Laissez-vous guider par notre assistant interactif !

Enregistrez vos nouvelles demandes et centralisez toutes les informations et pièces nécessaires

Générez automatiquement vos décisions et notifications d’autorisation de changement

Apposez les avis de mention sur les actes concernés ou transmettez ces informations directement aux communes compétentes

Dématérialisez l’envoi des décisions de changement autorisées à l’INSEE

PACS : toutes les réponses aux questions que vous vous posez

En 2015, plus de 189 000 PACS ont été conclus en France Métropolitaine. Jusqu’ici les personnes souhaitant se pacser se rendaient au greffe du tribunal d’instance de leur lieu de résidence ou encore auprès d’un notaire. A partir du 1er novembre 2017, ce sont les mairies qui devront instruire les dossiers.

Qu'est-ce qu'un PACS ?

Le PACS, pour Pacte Civil de Solidarité, désigne le contrat conclu par deux personnes majeures, de sexe différent ou non, afin d’organiser leur vie commune.

 

Toutes les communes sont-elles concernées ?

Oui. L’enregistrement, la modification ou la dissolution d’un PACS doit se dérouler devant l’officier d’état civil de la mairie de résidence des futurs partenaires ou devant un notaire.

 

Comment cela se passe pour les communes fusionnées ?

S’il s’agit d’une commune déléguée, le maire de la commune nouvelle et ses adjoints peuvent enregistrer les PACS dans toutes les communes déléguées de la commune nouvelle.

Par quel(s) biais pouvons-nous recevoir les demandes ?

Le formulaire Cerfa de déclaration de PACS, accompagné des pièces justificatives, peut être transmis par les partenaires au guichet, par courrier ou en ligne depuis le site Internet de la commune. A noter qu’un téléservice national sera proposé prochainement sur le site service-public.fr afin de permettre aux citoyens de déposer leur dossier de demande de PACS.

Quelles sont les documents nécessaires à la constitution d'un dossier de PACS ?

Une convention de PACS

Un acte de naissance avec indication de la filiation de moins de 3 mois

Une pièce d’identité

Une attestation sur l’honneur de l’absence de lien de parenté entre les deux signataires

Un acte de naissance mentionnant la dissolution du PACS ou le livret de famille mentionnant le divorce pour les personnes ayant déjà été mariées ou pacsées

Une attestation sur l’honneur qui renseigne l’adresse commune des deux partenaires

Comment enregistrer une demande de PACS ?

Dépôt de la demande de PACS

Les partenaires doivent se présenter en personne et ensemble à la mairie

Vérification des pièces

L’officier d’état civil vérifie le dossier et les pièces de chacun des partenaires

Enregistrement de la demande

Après avoir procédé aux vérifications, l’officier d’état civil enregistre la déclaration conjointe de PACS et attribue un numéro d’enregistrement composé de 15 caractères :

  • Le code INSEE de la commune (5 caractères)
  • L’année de dépôt de la déclaration du PACS (4 caractères)
  • Le numéro d’ordre chronologique (6 caractères)

 

Pour les communes nouvelles :

  • Le code INSEE de la commune (5 caractères)
  • L’année de dépôt de la déclaration du PACS (4 caractères)
  • 00 pour la commune principale ou 01, 02, ... pour les communes déléguées (2 caractères)
  • Le numéro d’ordre chronologique (4 caractères)

Signature de la convention

Une fois l’enregistrement effectué, l’officier d’état civil vise la convention en fin d’acte, numérote et paraphe chaque page et reporte sur la dernière le nombre total de page

Restitution de la convention visée aux partenaires

L’officier d’état civil restitue la convention visée aux partenaires, sans en conserver de copie

Envoi des avis de mention

L’officier d’état civil envoie sans délai un avis de mention aux officiers d’état civil dépositaires des actes de naissance des partenaires. Les officiers d’états civils destinataires devront procéder à la mise à jour des actes de naissance dans les trois jours. Prochainement, il sera possible de transmettre ces informations par voie dématérialisée grâce au dispositif Comedec

Archivage des pièces

Une fois le PACS conclu, l'officier d'état civil doit conserver :

  • Les pièces justificatives du dossier
  • Le formulaire Cerfa de déclaration de PACS ainsi que leurs déclarations sur l'honneur
  • Les récépissés des avis de mention transmis aux officiers d'état civil dépositaires des actes de naissance

Notification des partenaires

Les Conclusions, modifications et dissolutions de PACS doivent faire l’objet de notifications aux partenaires.

En cas de demande irrecevable

Si les conditions ne sont pas remplies, une demande de PACS peut être jugée irrecevable. Dans ce cas la demande est inscrite dans le registre au même titre qu’un PACS et doit donc être numérotée avec un statut « Irrecevable ».

Transfert à l'INSEE

En cas de conclusion, dissolution et de PACS irrecevables, un bulletin doit être transféré à l’INSEE, séparément des actes de l’état civil.

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L'astuce de nos experts

Si la commune possède un logiciel de gestion de l’état civil, les déclarations conjointes de PACS sont à enregistrer au sein de l’application dans un registre dédié au PACS. En revanche, si la commune n’est pas équipée d’un logiciel spécifique, l’enregistrement des PACS doit s’effectuer dans un registre dédié.

Qui peut modifier ou dissoudre un PACS ?

Il s’agit de l’officier d’état civil ou du notaire qui a initialement procédé à l’enregistrement de la déclaration conjointe de PACS.

 

Quels sont les motifs de dissolution d'un PACS ?

Le PACS peut prendre fin par rupture d’un commun accord entre partenaires ou par la volonté d’un seul. Dans d’autres cas, la loi prévoit 3 cas de rupture de PACS :

  • Commun accord
  • Rupture unilatérale
  • Autres causes : décès, mariage, placement sous tutelle

Comment automatiser le traitement des demandes de PACS ?

Le logiciel d’état civil de JVS-Mairistem propose un module complet permettant de gérer les conclusions, modifications et dissolutions des PACS en mairie. Interfacé avec le dispositif COMEDEC, vous profitez d’une communication plus fluide et sécurisée avec les services des mairies extérieures, notamment pour les vérifications et l’envoi des avis de mention.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur la gestion des PACS ?

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Comedec : le coup d'accélérateur à la modernisation de l'état civil

Le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’Etat Civil) permet aux préfectures et aux notaires d’effectuer des vérifications d’état civil auprès des mairies détentrices des actes pour les naissances, mariages et décès, dans le but de délivrer une CNI ou un passeport.

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Une vraie plus-value pour les agents et les citoyens

Pour une demande de passeport qui nécessite un acte de naissance, le citoyen doit se rapprocher de sa commune d'origine pour obtenir le fameux justificatif.

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Avec Comedec, l'échange de documents se fait directement entre l'administration ou le notaire et la mairie. Une démarche en moins pour l'administré, mais également un moyen pour l'Etat de contrecarrer la fraude documentaire.

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Autre avantage : cela permet l'échange direct de données entre administrations dans le cadre du programme "Dites-le nous une seule fois", qui prévoir qu'une administration ne réclame plus à un citoyen une information qu'une autre administration détient déjà.

Un dispositif qui devient obligatoire en novembre 2018

Malgré les avantages apportés par Comedec, seulement 366 communes ont décidé de franchir le pas. Une adhésion qui devrait rapidement être boostée : à partir du 1er novembre 2018, l’échange de données d’état civil des communes qui disposent ou ont eu une maternité sur leur territoire devra obligatoirement transiter par la plateforme Comedec.

Un arrêté du 31 mai 2017 rappelle que l'Agence Nationale des Titres Sécurisés verse annuellement, aux communes qui mettent en oeuvre le dispositif Comedec, une aide de 0,50€ par vérification effectuée au profit des notaires.

Pourquoi est-il important d'adhérer à Comedec, maintenant ?

Avec la promulgation de la loi de modernisation de la justice du XXIe siècle, les usages de COMEDEC s’étendent à partir du 1er novembre 2017 pour faciliter les échanges entre les communes, l’envoi de mentions, ou encore le traitement des demandes des organismes sociaux.

La simplification des démarches pour se pacser ou changer de prénom devrait intensifier le nombre de demandes enregistrées chaque année. Un phénomène qui concernera toutes les communes, et nécessitera une nouvelle organisation de la part des agents.

Anticiper maintenant en adhérant au dispositif Comedec vous permettra de prendre le temps d’optimiser vos processus internes, de vérifier que l’éditeur de votre logiciel d’état civil est compatible avec le dispositif Comedec, et de vous renseigner sur les modalités nécessaires à son activation. Généralement, une mise à jour de votre application ainsi qu’un accompagnement à la mise en place vous seront proposés.

 

Ils utilisent Comedec qu quotidien, ils vous partagent leurs expériences 

 

Comment adhérer au dispositif ?

Les communes qui souhaitent y adhérer doivent signer deux conventions proposées par le ministère de la justice et l’agence nationale des titres sécurisés

Signature de la convention

Installation du logiciel en mairie

Mise à jour de votre logiciel d'état civil

Remise de la première carte de signature en préfecture

Remise des cartes aux agents

Traitement des premières demandes de vérification d'état civil

Constamment en veille sur l’évolution réglementaire de vos métiers, JVS-Mairistem s’impose à rendre ses solutions compatibles avec les dispositifs et connecteurs de l’Etat, accompagne et facilite la transition numérique des collectivités à travers des parcours de formation complet, des cours en ligne et des séances de coaching personnalisé en fonction de vos objectifs.

Le logiciel d’état civil de JVS-Mairistem vous permet de recevoir les demandes Comedec directement dans votre outil et intègre toute la procédure de recherche, de signature et d’envoi des réponses.

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L'astuce de nos experts

Pratique pour le travail au quotidien, la numérisation vous permet de disposer d’une copie de l’ensemble de vos actes, directement dans votre application d’état civil. Vous pouvez les consulter, les éditer et y apposer des mentions. De plus, elle permet de se mettre en conformité avec le dispositif Comedec pour échanger des données d’état civil avec les préfectures et les notaires.

JVS-Mairistem vous propose une prestation de numérisation et d’indexation de tous vos actes anciens pour une gestion totalement intégrée.

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