Le Baromètre de la dématérialisation 2016
Des petites communes de plus en plus séduites par le numérique
En France, l’e-administration a le vent en poupe : selon une étude réalisée par l’institut Ipsos, 88% des citoyens interrogés se déclarent prêts à utiliser les services en ligne proposés par les collectivités.
La conversion des mairies à l’administration électronique ne se dément pas. L’année dernière, 33% jugeaient la dématérialisation comme une opportunité. En 2016, ce chiffre est de 48%, soit une progression de 15 points.
Figure de proue de l’e-administration, l’utilisation d’une signature électronique figure parmi les projets les plus adoptés (49%) devant la dématérialisation des bulletins de paie (47%) et des actes au contrôle de légalité (38%). Le tiers de télétransmission et le PES Retour apparaissent comme des chantiers à développer prioritairement (21% et 20%).
En queue de peloton, le Système de Dépôt et de Retrait de Fichiers Intégré (SDRFI) et COMEDEC sont très timidement adoptés par les collectivités. Seulement 13% des communes interrogées connaissent ces services pilotés respectivement par l’INSEE et l’ANTS.
Infographie : les chiffres clés de la démat en 2016
Pour la troisième édition du Baromètre de la dématérialisation, JVS-Mairistem se penche sur l'évolution des usages et moyens numériques des petites communes. Smartphones, Internet, projets, full-démat, services aux citoyens, ... Le point en chiffres.
Des projets numériques qui tendent à se détacher de l'incitation réglementaire
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les communes se sont engagées avec force dans la transformation digitale : la dématérialisation est une opportunité perçue par la moitié des communes contre seulement un tiers en 2015.
Une progression qui se traduit par des actions concrètes pour repenser les processus de gestion et la relation avec les citoyens : passage en full-démat (68%), mise en place d’une signature (49%) ou d’un parapheur électroniques (21%), de la convocation électronique des élus (14%) ou encore d’une GED (8%). De quoi nous démontrer qu’en 2016 la modernisation des services publics est bien en marche.
De l'information et une demande d'accompagnement
La dématérialisation bouscule les codes, les habitudes et l’organisation interne des services. Soucieux de l’accompagnement au changement, les agents sont tout de même plus d’un tiers à souligner le manque de formation et d’informations (39%). Un meilleur accompagnement permettrait sans doute de booster l’adoption des projets numériques, aujourd’hui boudés par certaines communes qui manquent de temps (34%) et de compétences (21%).
Si 48% des personnes interrogées déclarent la dématérialisation comme une opportunité, certaines réactions laissent transparaître une part de déception. En effet, les petites communes sont touchées de plein fouet par les contraintes matérielles, citées dans 34% des cas.
Alors que certaines collectivités entrent dans l’ère du cloud et de la fibre optique, la plupart des petites communes peinent à obtenir un débit de connexion de bonne qualité et les contraintes budgétaires entravent quelquefois leur volonté de se moderniser. Selon nos estimations, 9000 communes de moins de 1000 habitants n’auraient pas accès à Internet en haut-débit. Si la loi numérique promulguée le 7 octobre 2016 entend mettre ce réseau à la portée de tous, les petites communes subissent encore les désagréments des territoires ruraux.
La révolution du Smartphone chez les élus
La mise en œuvre de la dématérialisation est une course de fond qui permet de structurer le chemin de la transformation numérique dans les collectivités. Cette troisième édition de la Baromètre de la dématérialisation met en évidence le rôle de plus en plus important joué par les élus, qui deviennent les véritables pilotes de ce changement.
Fini le temps où les élus devaient transporter de lourdes sacoches remplies de papiers ?
Tout porte à le croire ! Les maires et les conseillers municipaux sont de plus en plus nombreux à disposer de terminaux mobiles. Ils sont aujourd’hui près de 59% à faire usage de leur smartphone dans un contexte professionnel, un chiffre qui grimpe de +12% par rapport à 2014.
Sur le terrain, en séance ou en commission, les élus peuvent accéder à tous leurs documents, données ou statistiques, du bout des doigts.
Le Cloud, un long chemin pour les petites communes
Dans le microcosme informatique, on parle souvent du Cloud comme une technologie aboutie, connue et reconnue, mais la réalité est bien différente : interrogées sur leur perception de la technologie Cloud, 61% des personnes ne connaissent pas ou peu et 20% disent d’en méfier.
Dans la plupart des cas, les collectivités utilisent les outils Cloud grand public, dont les conditions générales stipulent qu’ils sont à usage privé et que le service peut être suspendu à tout moment. Un risque que souligne le Ministère de l’Intérieur et le Ministère de la Culture et de la Communication le 5 avril 2016 à travers une note d’information relative à « l’informatique en nuage ». Dans cette note, le directeur général des collectivités locales et celui chargé des archives de France rappellent que toute collectivité doit utiliser un Cloud « souverain ». Autrement dit, un modèle de déploiement dans lequel les données sont entièrement stockées et traitées sur le territoire français.
Avec l’avènement de la dématérialisation, le poids des infrastructures à gérer dans les collectivités devient un vrai fardeau. Les serveurs, les réseaux, les bases de données, la sécurité, l’interopérabilité des solutions de gestion, … sont autant de composants du système d’information qui requièrent des connaissances pointues.
La loi NOTRe et la Loi Numérique vont-elles faire basculer les collectivités dans le Cloud ?
Espace numérique sécurisé et accessible à distance, applications 100% hébergées, sauvegarde de données, plus de maintenance ni d’investissement matériel lourd, le Cloud fait fort pour séduire les collectivités !
Des systèmes d'information souvent sous-protégés
57% : c’est le taux de mairies de moins de 1000 habitants qui effectue leurs sauvegardes de données manuellement.
Avec le développement de l’e-administration et de la dématérialisation, les risques informatiques se sont multipliés : ordinateurs infestés par un virus, volés ou endommagés lors d’une inondation, les collectivités qui n’effectuent pas de sauvegarde externalisée risquent de tout perdre en cas d’incident.
Seulement 21% des communes ont opté pour une sauvegarde externalisée
Il convient à chaque collectivité de s’équiper d’outils spécialisés pour lutter contre la perte de données et d’opter pour une sauvegarde externalisée auprès d’un prestataire reconnu et utilisant la technologie de Cloud « souverain ».
- Conserver 3 copies de vos fichiers
- Stocker-les sur 2 types de supports différents
- Conservez 1 copie de sauvegarde hors-site
