Transformation digitale de sa collectivité : 5 étapes clés pour la réussir

Article écrit le 12/02/2020

Si la digitalisation apporte des bénéfices indéniables au sein des collectivités, le processus de transformation digitale est parfois complexe pour mener à bien ses projets numériques. Voici les 5 étapes clés pour réussir votre transition numérique !

1) Réaliser un état des lieux de ses pratiques actuelles

Afin d’orienter sa démarche de transformation digitale dans la bonne direction, il est recommandé de réaliser un état des lieux de vos pratiques actuelles. Pour cela, posez-vous les questions suivantes : Quelle(s) solutions digitales utilisez-vous ? Comment les utilisez-vous ? Quelle est l’organisation de travail actuelle de votre collectivité ? Quels sont vos besoins et ceux de vos agents ? Quelles sont vos contraintes et vos difficultés ? Après avoir répondu à ces questions, identifiez les défis qui vous attendent dans les années à venir. Quels sont vos objectifs, vos projets, vos actions en prévision ? Quels sont les attentes de vos citoyens ? 

2) Réorganiser sa structure interne

La technologie digitale ne cesse de s’améliorer pour répondre au mieux aux évolutions de la réglementation, aux besoins des collectivités et des citoyens. Le numérique appelle à une transformation profonde de l’organisation interne. Il permet l’évolution des processus de travail vers une organisation plus agile et transversale. Identifier les possibilités qu’offre le numérique et les confronter avec son organisation actuelle interne va permettre de déceler les points d’amélioration. Rendre ses agents plus autonomes, automatiser des tâches répétitives pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ou encore favoriser la mobilité de ses agents, sont autant de possibilités qui conduisent à repenser l’organisation de sa structure interne.

3) Impliquer ses agents dans la transformation digitale

Vos agents étant les premiers concernés par cette transformation digitale, il est important de leurs communiquer les enjeux de la digitalisation et les impliquer dans votre projet. Pour cela, vous devez être le porte-parole de la révolution digitale. Vous pourrez également vous appuyez sur les agents motivés. En effet, au sein de votre équipe, certains ont plus d’affinité avec les nouvelles technologies et seront conquis par la transformation digitale ! Ces personnes seront votre meilleur soutien et relais de proximité pour que le projet devienne collectif. Il en va de soi que la formation de vos agents sur les nouveaux outils est une étape incontournable pour mener à bien la transformation digitale tant sur le plan technique que pour de meilleures performances, efficacités et appréciations des outils.

4) Se faire accompagner dans la transition numérique

Mener une transformation digitale seul n’est pas toujours chose aisée. C’est pourquoi tout au long du processus, n’hésitez pas à vous faire accompagner. Si le budget vous le permet, recruter une personne compétente dans ce domaine peut être une aide précieuse. Vous pouvez également vous tourner vers une société délivrant des coachings sur les stratégies digitales à adopter. Enfin, il est également possible de mutualiser les compétences et les outils avec d’autres communes voisines pour capitaliser sur les compétences communes et réduire les coûts.

5) Communiquer auprès de ses citoyens et les impliquer

Les citoyens se sentent de plus en plus impliqués dans la vie de leur commune. Bien les informer sur les nouveautés et les changements que vous souhaitez mettre en place dans le cadre de la transformation numérique est un levier d’action important. Il en résultera une meilleure acceptation des décisions locales et un engagement plus profond dans la démarche. Les citoyens les plus impliqués feront office « d’ambassadeurs » et contribueront à sa mise en valeur auprès des autres citoyens et les motiver à s’engager à leur tour dans le processus de transformation digitale. Enfin, après quelques mois de mise en œuvre des nouvelles actions, interrogez-les sur leur satisfaction. Cela pourrait vous aider dans l’amélioration de vos actions à venir.

Article écrit par Margot

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