7 raisons d'opter pour une adresse e-mail professionnelle

A propos de cet article

Au fil des années, l'email est devenu un moyen de communication tellement banal qu'il paraît étonnant de payer pour ce service. Après tout, pourquoi une adresse e-mail gratuite ne ferait-elle pas l'affaire ? Zoom sur 7 raisons d'oublier les adresses grand public pour votre collectivité.

Les avantages d'une adresse mail professionnelle

Quand on est une collectivité, on a besoin d'avoir une adresse e-mail de contact. D'abord, parce qu'il est obligatoire sur le plan légal de fournir à vos citoyens un moyen de vous contacter (en savoir plus sur la Saisine par Voie Électronique). Ensuite, parce que cette adresse e-mail vous accompagnera dans votre quotidien : échanger avec les citoyens, répondre aux questions et aux demandes d'informations, solliciter des partenaires, des fournisseurs ou des interlocuteurs externes.

1. Un gage de sérieux

Une adresse chez orange.fr ou gmail.com est peut être bien pratique pour un particulier, mais elle ne convient pas à une collectivité. Demandez-vous plutôt à quelle collectivité vous accorderiez votre confiance - mairie.jolieville51@wanadoo.fr ou contact@mairie-jolieville.fr ? Pour obtenir une adresse professionnelle liée à un nom de domaine, vous devez acheter un nom de domaine. Élémentaire, mon cher Watson ! Plus sérieusement, cela signifie que vous devez fournir des informations de paiement et une adresse postale, autant d’éléments qui suffisent dans la plupart des cas à retrouver votre identité. Ce type d’adresse e-mail limite donc la fraude et est jugé plus rassurant par de nombreux interlocuteurs.

2. Chaque e-mail promeut votre collectivité

Le domaine que vous utilisez pour votre messagerie contribue à renforcer l'image de votre collectivité, car chaque mail que vous envoyez depuis votre domaine attire à chaque fois l'attention de vos citoyens, entreprises et partenaires avec qui vous communiquez.

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3. Vous aurez toujours votre domaine de messagerie

Beaucoup utilisent l'adresse mail qui leur est fournie par leur fournisseur. Mais le jour où ils décident de changer de fournisseur, ils perdent automatiquement cette adresse mail. En ayant votre propre nom de domaine, vous pourrez garder votre adresse e-mail aussi longtemps que vous le désirez - même lorsque vous changez d'hébergeur pour votre domaine ou votre site Internet.

Votre adresse e-mail renvoie immédiatement à votre site Web

Imaginons que vous receviez un email de la part de jvs-mairistem@hotmail.fr vous disant "Bonjour, je vous écris au sujet de votre commande sur le site JVS-Mairistem". Allez-vous lui prêter autant d'attention que si l'e-mail provenait d'une adresse du type "service-client@jvs-mairistem.fr" ? Sans doute pas ... car l'adresse gratuite n'établit aucun lien entre votre interlocuteur et le site Web. Ce type d'adresse e-mail légitime l'expéditeur du mail.

4. Vous restez maître des adresses mail associées à votre domaine

Les adresses e-mail gratuites sont si populaires qu'il est parfois difficile d'obtenir une adresse facile à orthographier et à retenir. Quand votre adresse e-mail est liée à un nom de domaine, c'est vous qui décidez. Vous pouvez créer jean.dubois@mairie-jolieville.fr, mais aussi comptabilite@mairie-jolieville.fr. Voilà qui est très pratique pour attribuer une adresse e-mail aux nouveaux agents, ou pour en supprimer/modifier une en cas de changement de personnel.

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5. Une protection contre les virus et les spams

La plupart des hébergeurs proposent aussi un antivirus qui bloque les messages dangereux avant qu'ils n'arrivent dans votre boîte mail. Le robot anti-spam intelligent bloque quant à lui tous les e-mails provenant d'expéditeurs qui sont repris sur des listes noires ou qui utilisent des algorithmes suspects. De quoi être bien protégé !

6. Adaptez le volume de votre boîte mail à vos besoins

Chez les fournisseurs de services de messagerie électronique gratuits, le volume de votre boîte mail est limité. Vous avez besoin d'espace supplémentaire pour stocker vos e-mails ? Pas de problème ! Avec la Messagerie Collaborative de JVS-Mairistem, vous commandez facilement de l'espace ou des boîtes mails supplémentaires.

7. Moins de risques de finir en spam

Vous avez plus de chances d'atterrir dans le dossier Spam de vos interlocuteurs avec une adresse e-mail grand public. Tout simplement parce que ces adresses sont très souvent utilisées par les spammers. Elles atterriraient donc plus dans les filtres anti-spam qu'une adresse e-mail associée à un nom de domaine.

Comment obtenir une adresse e-mail professionnelle ?

Ces adresses étant rattachées à un nom de domaine précis, vous devez réserver le nom de domaine qui vous intéresse. Par exemple, pour avoir l’adresse « contact@mairie-jolieville.fr », il faut posséder le nom de domaine mairie-joliville.fr. Vous disposez de plusieurs possibilités :

  • Acheter le nom de domaine seul – Il est souvent possible d’acheter un nom de domaine puis de mettre en place de simples redirections. Autrement dit, vous définissez des adresses professionnelles comme « contact@mairie-jolie-ville.fr», elles ne correspondent à aucune boîte mail existante mais vous pouvez rediriger tous les messages reçus vers une adresse de votre choix (sur Gmail ou autre). Ce sera totalement transparent quand on vous enverra un mail. En revanche, quand vous répondrez à un message, votre interlocuteur verra votre adresse gratuite, qui s’affichera souvent comme ceci : « herve.martin@orange.fr de la part de maire@mairie-jolie-ville.fr »
  • Acheter le nom de domaine avec un hébergement – En général, lorsque vous achetez un hébergement pour votre site Internet, on vous offre en même temps un nom de domaine et plusieurs comptes mail. Cela vous permet de bénéficier par défaut des fonctionnalités de base nécessaires au lancement d’un site : un espace de stockage pour installer le site en question, un nom de domaine pour y accéder et des adresses e-mail du type herve.martin@monnomdedomaine.com pour communiquer.
  • Acheter un outil de messagerie collaborative – Si vous souhaitez optimiser votre organisation et le travail en équipe, choisissez une solution de messagerie collaborative pour partager vos agendas, gérer vos tâches et vos contacts en mobilité.

 

Découvrez la Messagerie collaborative de JVS-Mairistem

 

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