Certificat électronique : la continuité de service en matière de télétransmission des actes et délibérations au contrôle de légalité

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La télétransmission de documents dématérialisés au sein des collectivités locales s’est très fortement imposée au cours de la présente mandature municipale, en particulier pour les envois des actes au contrôle de légalité.

A quelques mois des élections municipales et du renouvellement d’exécutifs locaux, il convient à chaque administration de se préparer à toute éventualité pour garantir une continuité dans les échanges dématérialisés : cela représente un caractère inédit pour une grande majorité d’entre elles, en sachant que le retour au format papier, même de façon transitoire est proscrit par les institutions.

Plus largement, il s’agit de vérifier le respect des règles d’or en matière d’usage de certificats électroniques qui identifient et authentifient les acteurs dans les circuits en place aujourd’hui et amenés à rester opérationnels demain.

Chaque certificat assimilable à une « carte d’identité numérique » et par essence exploitable par son seul détenteur, il est opportun de doter tous les acteurs potentiels d’un certificat appropriés à leurs fonctions.

Focus sur l’agent télétransmetteur.

L’agent télétransmetteur est chargé de l’envoi des actes au contrôle de légalité après le télé-versement des documents inhérents sur le dispositif de télétransmission qui équipe la collectivité.

L’agent télétransmetteur est donc naturellement un fonctionnaire territorial, à défaut un élu. Plusieurs individus peuvent dans l’absolu revêtir ce rôle selon l’organisation en place dans la collectivité pour l’envoi de délibérations, arrêtés ou documents budgétaires.

Chacun doit alors être en possession d’un certificat d’authentification qui est exigé lors de l’étape de télétransmission sur le dispositif. Cela fait écho aux recommandations de la DGCL « d’acquérir un certificat au nom du secrétaire de mairie ou au moins de l’agent chargé de l’envoi des actes ».

De façon générale, il est également indispensable de s’assurer de la validité de tous les certificats et de se préparer à leur renouvellement avant qu’ils n’expirent.

Plus spécialement, lorsqu’une personne cesse ses fonctions ou perd sa délégation et qu’elle n’a plus usage de son certificat, il lui est conseillé de le révoquer avant la date d’expiration prévue afin de prévenir tout risque d’usurpation.

Nos équipes sont à votre disposition pour vous conseiller sur ces bonnes pratiques et vous proposer la solution adaptée à votre organisation en toute sérénité.

Article écrit par marat

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