Où et comment stocker les documents d'une collectivité ?

  • Article écrit le 01/09/2025
Voir toutes les actualités

Chaque jour, les collectivités territoriales produisent et manipulent une multitude de documents administratifs : délibérations, arrêtés, actes d’état civil, budgets, plans techniques, courriers officiels…
Assurer une bonne gestion et conservation de ces archives est essentiel pour garantir la traçabilité, la sécurité et l’efficacité des services publics.

Pourtant, dans de nombreuses collectivités, la gestion des documents reste encore artisanale, ce qui engendre :

  • Des fichiers dispersés sur plusieurs supports (ordinateurs, boîtes mails, clés USB…),

  • L'absence d’une arborescence partagée et de règles d’archivage claires,

  • Des documents sensibles stockés sans mesures de sécurité adaptées,

  • Des difficultés à retrouver rapidement la bonne version d’un document.

Pourquoi bien gérer les documents d'une collectivité ?

Sans une politique d’archivage rigoureuse et des outils adaptés, les conséquences peuvent être importantes pour une collectivité :

  • Perte de temps considérable à rechercher le bon document ou la dernière version,

  • Risque juridique en cas de non-conformité au RGPD ou aux obligations légales de conservation,

  • Exposition aux cyberattaques et pertes de données en cas d’incident informatique.

Stocker les documents professionnels : les bonnes pratiques

Structurez votre organisation

Mettre en place un système de stockage électronique vous permet de :

  • Centraliser tous vos documents numérisés dans un seul espace sécurisé,

  • Organiser une arborescence claire, pour simplifier la recherche et la consultation,

  • Offrir un accès contrôlé aux agents et élus, y compris en télétravail,

  • Garantir la traçabilité des accès et respecter vos obligations réglementaires.

RGPD, cloud souverain : quelles obligations pour les collectivités ?

Protégez vos données avec un stockage conforme

Avec le durcissement des réglementations (RGPD, NIS2) et la montée des cybermenaces, il est indispensable que votre collectivité adopte des solutions respectant les standards actuels :

  • Privilégiez un cloud souverain, hébergé en France ou en Europe, pour garantir la confidentialité et la maîtrise totale de vos données,

  • Effectuez des sauvegardes régulières sur des supports fiables et sécurisés,

  • Gérez les droits d’accès, pour assurer la communicabilité uniquement aux personnes habilitées.

📥 Téléchargez notre guide gratuit

“Mieux gérer vos documents pour mieux servir vos citoyens”

Dans ce guide, vous découvrirez :

  • Les risques d'une mauvaise gestion documentaire,

  • Une méthode simple pour organiser efficacement vos fichiers,

  • Des conseils pratiques pour choisir une solution adaptée à vos besoins et conforme aux obligations.

Télécharger le guide gratuit 

🎯 Découvrez notre solution PDE by Leviia

Envie d’aller plus loin ?
Découvrez le PDE by Leviia, notre solution hébergée sur un cloud souverain spécifiquement pensée pour les collectivités territoriales.
Avec le PDE by Leviia, centralisez, sécurisez et partagez facilement vos documents, dans le respect des normes RGPD et de la souveraineté de vos données.

Demander une démo du PDE by Leviia

Article écrit par Léna Raffray

Chargée de communication

Retour en haut de page