Messagerie professionnelle pour votre collectivité : pourquoi l’adopter ?

Article écrit le 01/10/2025

La messagerie professionnelle n’est plus un simple outil pratique : elle est devenue un pilier du fonctionnement quotidien des collectivités territoriales.

Pourtant, plus de 21 000 communes utilisent encore des adresses grand public comme Gmail ou Outlook. Si cette pratique découle souvent d’un manque de moyens ou de compétences numériques, elle n’est pas sans conséquence.

Alors, pourquoi devez-vous franchir le pas et adopter une messagerie professionnelle ?

1. Fiabilité et sécurité renforcées ⚠️

Risques liés aux adresses génériques

Une adresse email du type jolieville@gmail.com peut être créée ou imitée en quelques minutes. Cette facilité ouvre la porte à l’usurpation d’identité, aux tentatives de phishing ou à la diffusion de faux messages.

Protection par une messagerie professionnelle

Une messagerie professionnelle protège mieux vos services qu’une messagerie classique, car les menaces sont détectées en amont et écartées, évitant tout risque d’erreur humaine.

Outre ces risques, les emails envoyés depuis une adresse générique sont plus susceptibles d’être classés en spam ou bloqués par certains serveurs, réduisant ainsi la portée et l’efficacité de vos échanges.

2. Respect des recommandations officielles 📋

Cadres réglementaires et RGPD

Les organismes de référence en matière de cybersécurité, comme l’ANSSI et la CNIL, recommandent d’utiliser des adresses emails liées à un domaine officiel.

Confidentialité et traçabilité

Les services grand public ne permettent pas :

d’assurer la confidentialité des échanges,
de garantir la traçabilité et l’archivage des messages,
ni de respecter pleinement les cadres réglementaires, notamment le RGPD ou la directive NIS2.

Ne pas se conformer à ces recommandations, c’est s’exposer à des sanctions mais aussi à des situations complexes en cas d’incident impliquant des données sensibles.

3. Souveraineté numérique et maîtrise des données 🌍

Utiliser Gmail ou Outlook signifie que vos données, parfois sensibles, sont hébergées à l’étranger, souvent en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, la collectivité perd une partie de son contrôle et dépend de règles de sécurité imposées par des acteurs privés et étrangers.

À l’inverse, une messagerie professionnelle hébergée en France ou en Europe permet de conserver la maîtrise totale des informations, en conformité avec la législation nationale et européenne.

4. Confiance et image 🏛️

Perception des citoyens

Une adresse email, c’est avant tout une image que vous renvoyez à votre interlocuteur !

Recevoir un email de la mairie depuis une adresse telle que mairie.jolieville@gmail.com peut susciter des interrogations légitimes :

Est-ce vraiment un courriel officiel ?
Peut-on transmettre des informations personnelles sans risque ?

À l’inverse, une messagerie professionnelle alignée avec le site web et les supports de communication renforce l’identité institutionnelle. Elle véhicule une image professionnelle, crédible et cohérente auprès des citoyens, des partenaires et des institutions.