Logiciel de gestion du courrier pour les mairies et collectivités locales
Fini l’oubli de réponses ou la perte d’e-mails et de courriers. Grâce à l’application Web GRC 360 Courriers, centralisez et gérez efficacement tous vos courriers et e-mails entrants et sortants.
Aujourd’hui les collectivités territoriales font face à un volume de courriers à traiter et à conserver considérable.
L'outil GRC 360 Courrier va simplifier et structurer cette gestion au quotidien. Lorsqu'un document papier ou électronique arrive, il est intégré dans l'outil, classé et automatiquement transmis au bon service.
La traçabilité du document permet de connaître rapidement l'état de traitement des courriers, les tâches déjà réalisées et à accomplir par les différents services de la collectivité.
Une vision centralisée et partagée de tous les courriers
Un gain de temps avec les automatisations de traitement
Zéro perte d’informations grâce au suivi et à la traçabilité des courriers
Une gestion des courriers et des e-mails simplifiée et maîtrisée
Centralisez et sécurisez la gestion des courriers de votre collectivité
L’ensemble des courriers papiers et e-mails, qu’ils soient reçus ou envoyés, est rassemblé dans un espace de travail unique. Les informations sont conservées de manière fiable, sans rupture ni dispersion des données.
Suivez chaque courrier avec précision, de la réception à la clôture
Chaque document est enregistré dès son arrivée, avec un suivi détaillé des étapes de traitement. À tout moment, vous identifiez le service en charge, l’agent responsable et l’historique complet des actions réalisées.
Simplifiez le travail quotidien des agents de la collectivité
Les automatisations intégrées (pré-saisie des infos, affectations, traitement en lot, …) allègent les tâches répétitives de vos services administratifs et accélère la prise en charge des dossiers.
Adaptez l’outil aux processus internes de votre mairie
Les circuits de validation et de diffusion et les droits d’accès sont paramétrables par service ou par agent. Le logiciel s’intègre naturellement à votre organisation existante.
Pilotez votre activité courrier grâce à des indicateurs fiables
Des tableaux de suivi permettent d’analyser les flux de courriers, les délais de traitement et la répartition par service. Vous disposez d’une vision claire pour anticiper les charges et améliorer l’organisation.
Améliorez la communication avec les citoyens et partenaires
Les citoyens, associations et entreprises sont informés automatiquement de la bonne prise en compte de leurs demandes. Ils peuvent suivre l’avancement de leur courrier et transmettre des compléments tout au long du traitement, favorisant des échanges plus transparents et efficaces.
Les fonctionnalités principales du logiciel de gestion du courrier
Centralisation et suivi :
- Point d’entrée unique pour chaque courrier (papier et e-mail)
- Informations centralisées et partagées : expéditeur, statut, actions réalisées, …
- Recherche simple ou multicritères
Traitement et automatisation :
- Pré saisie des informations du courrier par IA
- Affectation automatique vers le service ou l’agent compétent
- Workflow de traitement personnalisés ou prédéfinis
Rédaction et réponse :
- Editeur intégrée pour rédiger les courriers
- Modèle de courriers personnalisables ou prédéfinis
- Assistance à la rédaction (IA)
Statistique et sécurité :
- Statistiques avancées sur les volumes, temps de traitement, par services, …
- Gestion des droits des utilisateurs et accès aux courriers confidentiels
- Conformité RGPD, hébergé en France
Echange et citoyens
- Accusé de réception auto à l’expéditeur
- Accès expéditeur à une interface en ligne pour gérer les demandes incomplètes
- Formulaire SVE, saisine par voie électronique, intégré
Téléchargez la brochure GRC 360 Courriers pour découvrir tous les avantages pour votre collectivité
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