Envoi des convocations dématérialisées : la réglementation évolue pour les collectivités

Quel est l'objectif de la loi "Engagement et Proximité" de décembre 2019 ?

La loi relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique porte principalement sur les communes, particulièrement les plus petites. Elle renforce les pouvoirs des maires et leur assure de meilleures indemnités, revoit des dispositions de la loi NOTRe et améliore les conditions d'exercice des mandats locaux.

L'envoi des convocations dématérialisées doit devenir la norme

Avec 500 000 élus municipaux en France, les conseils municipaux, séances délibérantes et réunions se multiplient tout comme le volume de documents papier qui en découle (convocations, ordres du jour, comptes rendus,…).

L’article 9 de la loi Engagement et Proximité pointe du doigt l’enjeu écologique conséquent et contredit la logique qui prévalait jusqu’alors : désormais les collectivités doivent « faire de l’envoi des convocations dématérialisées la norme et de l’envoi par courrier l’exception ». Par cet article, non seulement l’impact environnemental est positivement touché, mais le budget et la productivité des collectivités le seront tout autant. Toutefois, un envoi « papier » peut toujours avoir lieu à la demande de l’élu qui ne disposerait pas d’autres solutions.

Tous les documents des réunions de l'EPCI doivent être transmis électroniquement aux élus des collectivités adhérentes

S’ils ne siègent pas au conseil communautaire, les élus municipaux ne connaissent pas toujours les décisions qui sont prises au sein de leur EPCI. Pour favoriser une meilleure circulation de l’information et assurer une meilleure représentativité des communes dans la gouvernance de l’intercommunalité, l’article 8 de la loi Engagement et Proximité dit que les convocations, rapports et comptes rendus des réunions de l’intercommunalité doivent être envoyés par voie électronique à tous les élus des collectivités adhérentes.

Les documents concernés sont les avis de la conférence des maires, les convocations, les notes explicatives de synthèse, le rapport d’orientations budgétaires, le rapport d’activité de l’EPCI et les comptes rendus des débats. Le délai de transmission ne devra pas dépasser quatre semaines après la réunion, et l’envoi des convocations dématérialisées aux élus devra s’effectuer en amont des réunions. Enfin, ces documents devront être consultables en mairie par les conseillers municipaux à leur demande. 

Les collectivités devront donc s’organiser pour s’équiper d’une solution permettant d’envoyer et de diffuser en toute sécurité les convocations et les documents associés aux réunions de façon dématérialisée aux élus.

Comment envoyer les convocations et documents électroniquement aux élus ?

Vous avez la possibilité d’envoyer les convocations électroniques et documents associés aux réunions depuis la boîte mails de la collectivité. A priori simple et usuelle, cette solution peut être adaptée pour l’envoi d’une dizaine de convocations par mois avec des pièces jointes compressées. Mais vous verrez que cette solution deviendra vite récurrente et fastidieuse d’autant que vous ne pourrez pas garantir la sécurité de vos envois ni y inclure les documents trop volumineux.

Avec l’outil Convocations et Séances, les gestionnaires planifient les réunions facilement avec l’agenda intégré. L’envoi des convocations dématérialisées aux élus se fait rapidement grâce aux modèles d’emails en toute sécurité. La collectivité peut insérer les documents et les convocations en un clic, contrôler l’état des envois grâce au tableau de bord puis archiver les documents. Les élus bénéficient d’une application nomade pour recevoir les convocations électroniques, consulter, annoter et partager les documents du conseil municipal et des commissions.