Loi "Engagement et proximité" : comment simplifier l'envoi des documents de l'EPCI ?

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« Tous les documents des réunions de l'EPCI doivent être transmis électroniquement aux élus des collectivités membres », c’est ce que dit la loi « Engagement et proximité ». Concrètement quelles sont les modalités de cette loi ? Et comment l’intercommunalité peut-elle assurer l’envoi d’un volume de documents important en toute sécurité à ses élus municipaux ?

Qu’est-ce que la loi « Engagement et proximité » de 2019 ?

Mise en place le 27 décembre 2019, la loi « Engagement et Proximité » tend à revaloriser les communes et renforcer la représentativité des élus locaux.

Concrètement les objectifs de cette loi sont les suivants :

  • Assurer une meilleure représentativité des communes dans la gouvernance de l’intercommunalité
  • Améliorer la flexibilité dans la répartition des compétences au sein du bloc communal
  • Accorder de nouveaux pouvoirs de police sur les incivilités du quotidien aux élus locaux
  • Promouvoir un véritable statut de l'élu en renforçant leurs droits et le rôle qu'ils jouent au quotidien dans leur commune

L’une des 17 mesures de la loi « Engagement et proximité » vise à « mieux diffuser et partager l’information au sein de l’intercommunalité ». L’article 8 rattaché à cette mesure a pour but de « rendre tous les conseillers municipaux destinataires des informations de l’EPCI ». Et pour délivrer ces informations à tous les élus membres, la loi précise que l’intercommunalité doit utiliser la voie électronique. D'autre part l’article 9 précise que les convocations aux conseils municipaux adressées aux élus des communes adhérentes doivent être dématérialisées, de façon à ce que la voie électronique devienne la norme et que le courrier papier l’exception (inversant la logique qui prévalait jusqu’alors).

Article 8 : "Tous les documents des réunions de l'EPCI doivent être transmis électroniquement aux élus des collectivités membres"

Rappelons que la loi « Engagement et proximité » a pour objectif d’ « assurer une meilleure représentativité des communes dans la gouvernance de l’intercommunalité ». Le constat suivant a été soulevé : les élus municipaux qui ne siègent pas au conseil communautaire ne connaissent pas toujours les décisions qui sont prises au sein de leur EPCI. Ainsi, l’article 8 permet de favoriser une meilleure circulation de l’information en obligeant les intercommunalités à rendre les conseillers municipaux membres, destinataires des informations de la communauté de communes. 

Les documents à transmettre obligatoirement aux élus membres de l’EPCI sont : 

  • Les avis de la conférence des maires
  • Les convocations,
  • Les notes explicatives de synthèse
  • Le rapport d’orientations budgétaires
  • Le rapport d’activité de l’EPCI
  • Les comptes rendus des débats

L’article 8 de la loi « Engagement et proximité » prévoit aussi que ces documents doivent être transmis par l’EPCI ou mis à disposition de manière dématérialisée. Le délai de transmission doit être de quatre semaines, à l’exception des convocations qui doivent être adressées aux élus en amont des réunions. Enfin, l’article prévoit que ces documents soient consultables en mairie par les conseillers municipaux à leur demande.  

Les communautés de communes doivent donc s’organiser pour s’équiper d’une solution permettant d’envoyer et de diffuser en toute sécurité les documents concernés de façon dématérialisée aux élus membres.

Comment simplifier l’envoi des documents aux élus membres de la communauté de communes ?

Les communautés d’agglomération, communautés de communes, syndicats intercommunaux et syndicats mixtes ont l’obligation d’informer les élus des collectivités membres des dossiers délibérés dans l'EPCI. Tous les documents des réunions de l’EPCI doivent donc être transmis ou mis à disposition des élus des collectivités membres de manière dématérialisée.

Pour permettre de répondre à cette obligation, JVS-Mairistem a développé l’outil Intercom’Elus permettant d’envoyer tous les documents de l’EPCI (rapports d’orientation budgétaires, comptes rendus des réunions, avis, notes de synthèse, convocations,…) aux élus des collectivités membres rapidement et en toute sécurité.

Intercom’Elus permet notamment d’envoyer jusqu’à 200 fichiers par envoi et d’importer la liste des élus depuis un fichier CSV. L’élu reçoit un email de notification avec un lien pour accéder aux documents partagés par l'intercommunalité à laquelle il est rattaché. En cliquant sur le lien, il est redirigé vers l'application Intercom'Elus depuis son navigateur web. L’EPCI peut suivre la diffusion des documents depuis un tableau de bord et se protéger en cas de litige grâce au système d’horodatage des envois et des réceptions.

Article écrit par Margot Tison

Chargée de marketing et communication

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