Le numérique et la dématérialisation au service de la relation avec les citoyens

Les citoyens votent pour ! Et les collectivités ?

Qui dit administration en ligne dit dématérialisation des procédures ayant souvent pour conséquences une réorganisation des services, l’acquisition de nouvelles compétences, voire l’achat de nouveaux matériels.

Le passage au PES V2 début 2015, la mise en place de Chorus Pro en 2017 ne sont que des étapes vers la « full démat'» (dématérialisation totale) des services publics et nombreuses sont les collectivités ayant déjà pris les devants. Selon le baromètre de la dématérialisation JVS-Mairistem 2016, 48% des petites et moyennes collectivités considèrent la dématérialisation comme une opportunité (contre 33% l’année précédente). La signature électronique, la dématérialisation des paies et celle des actes réglementaires figurent parmi les projets les plus adoptés alors qu’aucun d’entre eux n’est obligatoire, les projets numériques tendent donc à se détacher de l’incitation réglementaire.

Outre les projets ayant pour objectif d’améliorer l’organisation interne, le développement des relations avec les citoyens par l’intermédiaire des outils numériques est en plein boum. 76% des communes ayant participé à l’enquête possèdent un site internet, cependant elles ne sont que 8% à avoir mis en place des services en ligne alors que 88% des citoyens interrogés se déclarent prêts à utiliser ce type de services proposés par les collectivités. Un décalage vraisemblablement lié davantage à un manque de moyens et de compétences qu’à un manque de motivation.

Et l’Etat dans tout ça ?

Concernant les démarches administratives, les services les plus demandés restent logiquement les demandes d’actes de naissance ainsi que les demandes d’inscriptions sur les listes électorales qui représentent un gain de temps non-négligeable pour les citoyens. La Direction de l’Information Légale et Administrative met à disposition des communes un bouquet de services gratuit de démarches administratives en ligne, parmi lesquelles : le recensement citoyen et la demande d’actes d’état civil. Et pas moins de 5 000 collectivités, de toute taille et sur tout le territoire, ont déjà adhéré au moins à une des démarches proposées. Conçues pour faciliter les relations entre l’administration et ses usagers, toutes ces démarches sont accessibles sur un portail unique : service-public.fr

Do you speak mobile ?*

Sachant que 93% des Français possèdent un appareil mobile (65% d’entre eux utilisent un smartphone et 40% une tablette), un site adapté à ces appareils est devenu essentiel pour faciliter la navigation à travers les différentes rubriques, ce type de sites est appelé « responsive web design ». Il permet de transformer le contenu d’une page (textes, images, menus…) pour qu’il s’affiche différemment sur mobile afin d’améliorer sa lisibilité. Certains moteurs de recherche, notamment Google, en sont venus à pénaliser le référencement de sites « non responsive ». Une raison supplémentaire pour choisir de s’équiper !

Ce « boom » des téléphones portables représente une réelle opportunité pour les collectivités car il permet de multiplier les canaux de communication, d’être toujours plus réactives et de s’assurer que l’information parvient bien aux habitants. Grâce à un système d’envoi de sms, une commune pourra alerter simplement et rapidement les administrés qu’une vigilance météo est cours dans une zone particulière par exemple, ou encore signaler la réalisation de travaux dans une rue et proposer un itinéraire temporaire. Une communication instantanée difficile à mettre en œuvre avec des moyens traditionnels.​

*Parlez-vous mobile ?

Décider de se lancer

Bien sûr, tous ces outils numériques ne sont pas destinés à remplacer un travail de terrain ni des échanges directs avec les élus ou les agents, ils sont totalement complémentaires et visent à améliorer le service au public en développant des pratiques adaptées aux nouveaux usages. Par ailleurs, la plupart des services évoqués plus haut présentent non seulement un intérêt pour les citoyens mais aussi pour les équipes, permettant le plus souvent d’automatiser des tâches à faible valeur ajoutée et d’optimiser l’organisation interne des services afin de gagner du temps.

Devenir une collectivité connectée et Smart (Intelligente) est désormais à votre portée, dans cette optique, un accompagnement personnalisé peut vous apporter les compétences, les conseils et la vision stratégique dont vous avez besoin pour mener à bien vos projets.