3 étapes pour simplifier l'organisation de vos commissions!

Article écrit le 13/12/2017

Au quotidien nous devons tous faire face aux mêmes problématiques : les réunions et les rendez-vous s’accumulent, tout le monde manque de temps... Dans ce contexte, la préparation et l'organisation des commissions et conseils peut rapidement devenir un casse-tête.

Voici 3 étapes à suivre pour fluidifier et simplifier le processus

Mettre à jour et partager son agenda

L’agenda est l’outil essentiel pour une bonne organisation, il permet d’avoir un regard complet sur vos rendez-vous et ceux de vos collègues. Il est essentiel de privilégier une solution collaborative qui vous permettra de partager à la fois votre planning, vos contacts et vos tâches avec une personne, un groupe ou toute la collectivité. Mis à jour régulièrement, l'agenda permet non seulement d'organiser rapidement des réunions en fonction des disponibilités de chacun mais aussi de réserver une salle ou encore du matériel. Synchronisés en temps réel, les e-mails, contacts, calendriers et tâches sont accessibles à tout moment depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, les membres d'une commission peuvent ainsi interagir même à distance.

Automatiser la préparation des convocations

L'utilisation d'une solution dématérialisée pour les convocations vous fera gagner un temps précieux pour transmettre automatiquement et de manière sécurisée l'ensemble des dossiers et l'ordre du jour d'une réunion de commission. Les destinataires peuvent ainsi attester de la bonne réception de la convocation et indiquer leur présence ou leur absence, l'ensemble des éléments peut être consulté immédiatement afin de préparer au mieux la réunion. Pouvoir s'assurer en temps réel et sans intervention complémentaire, que tous les membres ont bien reçu les informations et quels sont ceux qui participeront à la réunion vous évitera de nombreux échanges d'emails chronophages.

Préparer les réunions en mode collaboratif

Votre agenda est à jour et vous en avez informé vos collaborateurs, travailler ensemble devient alors plus facile. Utilisez des outils de travail collaboratifs afin de faciliter vos échanges et d'optimiser vos préparations. Ils vous permettront de partager des dossiers et fichiers en seulement quelques clics. Vos collègues accéderons aux documents dans leurs dernières versions, ils sont accessibles sur tous les appareils (fixes ou mobiles) et sont entièrement sécurisés. Plus besoin de trier ses mails et d'enregistrer manuellement les fichiers, il suffit simplement de partager et vos documents seront tous à portée de clic pour vos réunions !

Simplifiez-vous la vie avec des outils efficaces, mobiles et simples ! 

Article écrit par Kelly

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