Sécurité et identification numérique : le guide de mise en conformité pour votre collectivité
Voir toutes les actualitésLes cyberattaques touchent déjà les mairies françaises
Ils sont devenus la norme dans de nombreuses collectivités. Et pourtant, ils sont aussi une porte d'entrée pour les cyberattaques, et souvent le signe d'une collectivité pas encore en conformité avec ses obligations de sécurité et d'identification numérique.
📊 453 200 atteintes numériques ont été enregistrées en France en 2025, soit une hausse de 87 % en cinq ans. Et la porte d'entrée numéro un de ces attaques reste la même depuis des années : l'email. 77 % des cyberattaques commencent par un simple message.
Pour les collectivités territoriales, cibles privilégiées des rançongiciels et du phishing, la question n'est plus de savoir si elles seront un jour exposées, mais comment elles s'y préparent et la mise en conformité numérique n'est pas qu'une contrainte réglementaire : c'est aussi un gain de temps et de productivité concret.
Près de 20 000 communes françaises utilisent encore des adresses de messagerie non professionnelles (Gmail, Hotmail), ce qui accroît leur exposition. Vous êtes dans ce cas là ? Alors il est temps de vous prémunir de cette possibilité.
Pourquoi la mise en conformité numérique devient incontournable
Plusieurs facteurs expliquent l'urgence du sujet :
- La multiplication des échanges numériques entre élus, agents, administrés et partenaires institutionnels
- Des élus et agents de plus en plus mobiles, qui consultent leurs mails et documents depuis leur téléphone personnel tout en se connectant à un réseau non sécurisé (type restaurant, gare, etc.)
- Des documents partagés entre de multiples acteurs, sans traçabilité claire
- L'utilisation encore fréquente d'adresses personnelles (Gmail, Orange, Wanadoo…) pour des échanges liés au mandat
- Le besoin d'identifier clairement la collectivité face à ses administrés et partenaires
À cela s'ajoute un coût caché largement sous-estimé : jusqu'à 30 % du temps de travail peut être perdu à rechercher des documents dispersés dans différents services, formats ou boîtes mail. Sans compter les conséquences directes d'une cyberattaque : accès non maîtrisés, perte de documents, absence de traçabilité, multiplication des versions, erreurs humaines.
⚠️ Le cas concret : quand un mandat s'arrête, la faille apparaît
Prenons un exemple fréquent dans la vie d'une collectivité : un changement de mandat. L'élu sortant utilisait sa boîte Gmail personnelle, stockait des documents sur son drive privé, échangeait avec les autres membres des commissions via WhatsApp.
Résultat : comment la collectivité récupère-t-elle l'ensemble de ces informations pour assurer la continuité du service ? Trop souvent, la réponse est simple : elle ne les récupère pas. Or une règle devrait s'imposer d'elle-même : une information liée à la collectivité doit rester dans la collectivité, pas dans les outils personnels d'un élu qui n'exerce plus son mandat. Cette faille organisationnelle est aussi une faille de sécurité et de conformité.
Évaluez votre exposition aux cyberattaques : la checklist
Avant de parler bonnes pratiques, voici les points à vérifier dans votre collectivité :
Les trois piliers de la conformité numérique
La mise en conformité ne se résume pas à changer d'adresse mail. Elle repose sur trois points complémentaires, qui répondent chacun à une exigence de sécurité et d'identification numérique :
🔐 Une identité numérique officielle et maîtrisée
Un nom de domaine propre à la collectivité (par exemple : mairie-jolieville.fr) permet de :
- Faciliter l'accès au site internet officiel
- Renforcer la confiance des usagers
- Garantir une identité numérique cohérente sur l'ensemble des supports, et donc plus difficile à usurper
🏛️ Des échanges sécurisés entre élus et administration
Avec une messagerie professionnelle nominative pour chaque élu (par exemple : prenom.nom@mairie-jolieville.fr) :
- Des échanges plus sécurisés, protégés par les protocoles d'authentification du domaine. Le principal rempart contre le phishing, premier vecteur des cyberattaques
- Une meilleure traçabilité des communications officielles
- Une distinction claire entre les usages personnels et l'exercice du mandat
📁 Un espace documentaire centralisé et protégé
Plutôt que d'utiliser Google Drive, un porte-document électronique sécurisé permet de :
- Centraliser les documents plutôt que de les disperser sur des espaces de stockage en ligne personnels (Google Drive, Dropbox…)
- Faciliter la collaboration entre élus, agents et services, sans multiplier les points d'accès non maîtrisés
- Organiser clairement les dossiers, avec des droits d'accès définis
En somme : se mettre en conformité, ce n'est pas ajouter de la complexité, c'est reprendre le contrôle de son identité numérique, de ses échanges et de ses documents, tout en gagnant en productivité. Sécurité, identification numérique et simplicité peuvent aller de pair.
"Une information liée à la collectivité doit rester dans la collectivité. Sur le terrain, certains élus utilisent encore leurs outils personnels pour leurs échanges et documents. Les équiper d’une messagerie professionnelle et d’un espace documentaire centralisé et souverain permet de sécuriser ces informations et d’en garder la maîtrise, même en cas de départ."
Shade De Wachter
Experte Organisation interne & Dématérialisation, Groupe JVS
Bonnes pratiques pour répondre aux obligations de sécurité et d'identification numérique
Pour engager concrètement votre collectivité vers la conformité, voici les actions prioritaires à mettre en place :
✅ Déposer un nom de domaine officiel au nom de la collectivité, distinct des hébergeurs grand public
✅ Configurer les protocoles d’authentification du domaine (SPF/DKIM/DMARC) pour empêcher l’usurpation d’identité par email
✅ Créer une adresse mail nominative pour chaque élu et agent, rattachée au domaine officiel
✅ Centraliser les documents de la collectivité dans un espace commun accessible selon des droits définis, plutôt que sur des outils personnels
✅ Formaliser une procédure de fin de mandat pour récupérer systématiquement les informations liées à l’exercice des fonctions
✅ Vérifier l’hébergement des données : privilégier un hébergement en France, conforme au RGPD et aux recommandations de l’ANSSI pour les collectivités
✅ Sensibiliser régulièrement élus et agents aux réflexes de base (repérer un mail suspect, éviter les outils grand public pour les échanges officiels)
C'est exactement l'ensemble de ces bonnes pratiques que la solution Dialogue Élus de Mairistem permet de mettre en œuvre en une seule démarche, avec un accompagnement à chaque étape du déploiement.
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FAQ
Quelles sont les obligations de sécurité numérique pour une collectivité ?
Il n'existe pas une loi unique nommant une solution précise, mais les collectivités sont soumises à des exigences de protection des données, rappelées dans le guide de sensibilisation au RGPD publié par la CNIL, ainsi qu'à des recommandations de sécurité informatique de base détaillées par l'ANSSI à destination des collectivités, que les outils grand public (Gmail, drives personnels) ne permettent pas de garantir pleinement.
Comment mettre sa collectivité en conformité numérique ?
En agissant sur trois piliers : une identité numérique officielle (nom de domaine authentifié), des échanges sécurisés (messagerie professionnelle nominative pour chaque élu) et des documents centralisés (espace partagé avec des droits d'accès définis), le tout hébergé en France, ce que nous vous proposons avec notre Pack Dialogue Elus.
Pourquoi une mairie ne devrait-elle pas utiliser une adresse Gmail personnelle ?
Une adresse Gmail ou autre messagerie grand public ne garantit ni l'hébergement des données en France ou en Europe, ni la conformité RGPD, ni l'authentification du domaine de la collectivité. Elle expose aussi à un risque d'usurpation d'identité et complique la traçabilité des échanges officiels. Simplifiez vos échanges, sécurisez vos données et conformez-vous aux règlementations dès maintenant.
Quel est le principal risque lié aux emails pour une collectivité ?
Le phishing et les rançongiciels restent les vecteurs d'attaque numéro un : 77 % des cyberattaques commencent par un email piégé. Le phishing (ou hameçonnage) consiste à envoyer un email frauduleux imitant une source fiable pour pousser la victime à cliquer sur un lien piégé ou à communiquer des informations sensibles. Le rançongiciel est un logiciel malveillant qui, une fois installé, chiffre les données de la collectivité et exige une rançon pour en restituer l'accès.
Que se passe-t-il en cas de changement de mandat si un élu utilise ses outils personnels ?
La collectivité risque de perdre l'accès aux documents, échanges et informations liés au mandat, puisqu'ils restent stockés dans des outils personnels (Gmail, drive privé, WhatsApp), une faille à la fois organisationnelle et de conformité.
La mise en conformité numérique améliore-t-elle aussi la productivité ?
Oui : centraliser les documents et sécuriser les échanges réduit le temps perdu à rechercher des informations dispersées, jusqu'à 30 % du temps de travail selon les retours observés, tout en réduisant les risques de sécurité. Découvrez notre solution souveraine de partage documentaire 100 % française répond aux exigences du terrain.
Article écrit par Laureline Marquegnies
Chargée de communication
