Comment optimiser la gestion du courrier de la mairie ?
Voir toutes les actualitésDématérialisez et centralisez tous vos courriers au même endroit
Pour commencer à optimiser la gestion du courrier de la mairie, rassemblez tous les courriers et emails entrants et sortants à conserver dans un seul et même endroit. Vous pouvez créer un dossier spécifique sur votre ordinateur ou bien opter pour une GED (Gestion Electronique des Documents). L’avantage d’une GED à la différence d’un dossier électronique classique va être de pouvoir stocker un volume de documents beaucoup plus important, de gérer les droits d’accès à certains documents en y associant un code de sécurité, ou encore de retrouver un document rapidement grâce à la fonctionnalité de recherche.
Dans le même temps, il vous faudra définir une politique d’archivage des courriers et emails. La mise en place d’un système d’archivage au sein d’une collectivité permet tout d’abord d’organiser la conservation des courriers et emails : stocker les documents importants, exclure les documents inutiles, faciliter la recherche d’information,… Par ailleurs, un tel système va permettre de s’assurer de la traçabilité des échanges pouvant servir de preuves juridiques. Des outils spécialisés dans la gestion du courrier pour les collectivités permettent de faciliter la classification des documents stockés avec la possibilité de se référer à des systèmes reconnus comme le Classement Décimal Universel (CDU) ou d’opter pour une codification personnalisée.
Mettez en place des circuits de diffusion automatiques
La deuxième étape pour optimiser la gestion du courrier de la mairie consiste à mettre en place des circuits de répartition des courriers et emails entrants automatiques. Cette étape est essentielle pour gagner du temps au quotidien. Une GED ne permettant pas de ventiler les courriers automatiquement, il faut se tourner vers des outils dédiés. En effet, grâce à un logiciel spécialisé dans le traitement des courriers, vous pourrez déterminer des groupes par service ou par fonction par exemple, pour que la distribution se fasse sans aucune manipulation.
Chaque acteur de la commune va pouvoir recevoir et traiter uniquement les courriers qui le concernent. Et dans un souci d’efficacité du traitement des courriers, ces outils vont encore plus loin en proposant la génération de réponses automatiques, des modèles de documents et du publipostage personnalisable. Ces fonctionnalités vont être très utiles notamment pour répondre à des courriers ou emails à grande volumétrie ou qui reviennent régulièrement.
Optez pour un outil qui simplifiera toute la gestion du courrier de la mairie
Chez JVS-Mairistem nous avons développé un logiciel de gestion du courrier pour les collectivités permettant de simplifier et structurer le traitement au quotidien. Lorsqu’un document papier ou électronique arrive, il est intégré dans l’outil, classé et automatiquement transmis au bon service. Les documents intégrés sont retracés à chaque étape de traitement pour identifier les tâches déjà réalisées et à accomplir par les différents services de la collectivité. Enfin l’administrateur peut gérer les droits et autorisations des utilisateurs à consulter un courrier confidentiel.
En savoir plus sur l’outil de gestion du courrier de JVS-Mairistem
Article écrit par Margot Tison
Chargée de marketing et communication
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