Un logiciel de gestion de salle des fêtes : la stratégie gagnante de la mairie de Ressons-le-Long pour simplifier les réservations

Calendrier, classeur papier, fichier Excel,...des outils qui dépannent mais inadaptés

Bien souvent, les collectivités gèrent les réservations des salles à la main sur un calendrier épinglé au mur, accompagné d'un classeur papier où est stocké tout l'historique des contrats de location. 

Elles ne disposent pas toutes d'un logiciel de gestion de salles des fêtes, comme en témoigne Nicolas Reberot, maire de la commune de Ressons-le-Long : "On notait les réservations sur un calendrier de façon à toujours avoir un oeil dessus et un classeur pour conserver les contrats". Dès qu'un changement de date, un ajout d'équipements ou encore une annulation est demandé, ratures et annotations en tout genre viennent s'ajouter à l'agenda et au classeur, rendant leur lecture difficile. 

D'autres collectivités optent pour des outils numériques comme Excel ou l'agenda Outlook. Ces solutions restent pourtant chronophages et inadaptées à la location de salles communales pour tout type d'événement. 

Tous ces outils demandent de nombreuses ressaisies : depuis la réservation par téléphone, au guichet ou par email, jusqu'à l'enregistrement des recettes financières dans le logiciel de comptabilité, sans oublier les potentielles modifications de dernière minute. 

Avec un logiciel de gestion de salle des fêtes, l'ensemble des agents et des élus ont un accès centralisé et partagé au planning de réservation, ce qui supprime tout risque de doublons. "Cela nous est déjà arrivé d'avoir des doublons de réservation, c'était assez rare mais ça nous est déjà arrivé une ou deux fois", nous confie la mairie de Ressons-le-Long. 

La commune de Ressons-le-Long a opté pour le logiciel de gestion des salles des fêtes de JVS-Mairistem

Depuis 10 mois, la commune de Ressons-le-Long utilise le logiciel de gestion des salles des fêtes de JVS-Mairistem pour simplifier les réservations des salles et d'équipements et permettre aux administrés de consulter leurs disponibilités et de réserver en ligne. 

Les réservations de salles des collectivités immédiatement synchronisées 

"Nous souhaitions pouvoir bénéficier d'un planning mis à jour immédiatement. Grâce au logiciel de gestion de salle des fêtes, lorsque nous validons une réservation, elle est ajoutée immédiatement sur l'agenda de la salle et visible par tous les visiteurs de notre site web. C'est vraiment bien, cela permet notamment d'éviter de se retrouver avec deux réservations le même jour à la même heure ! Maintenant avec notre logiciel, dès lors que la personne nous sollicite, c'est qu'elle a vu que la salle était disponible au moment où ça l'intéressait."

Les administrés visualisent directement les disponibilités des bâtiments municipaux

"Aujourd'hui un administré peut faire la demande de réservation même en dehors des heures d'ouvertures du secrétariat. Il peut vérifier les disponibilités en temps réel et bloquer le créneau qui l'intéresse en publiant une demande de réservation."

En effet, le logiciel de gestion de salle des fêtes permet de gagner du temps dans la gestion quotidienne des réservations, des contrats de location et des interventions techniques. 

Mariage, baptême, réunions, associations : la location de salles est beaucoup plus simple

"Sans avoir communiqué sur l'outil, nous avons eu directement des réservations en ligne dès que nous avons activé ce nouveau service. Nos administrés sont habitués, nous modernisons petit à petit les services aux usagers grâce au numérique."

Le maire de Ressons-le-Long a d'ailleurs mis en place l'application Betterstreet dans sa commune pour permettre à ses habitants de signaler et de géolocaliser un souci sur l'espace public comme un dépôt sauvage, un nid de poule ou encore un lampadaire défectueux. Les informations signalées par les utilisateurs sont immédiatement transmises aux services techniques de la commune pour intervenir efficacement.