Télétravail dans les collectivités : les meilleurs outils pour le mettre en place

Article écrit le 29/10/2019

21% des communes de moins de 10 000 habitants déclarent avoir mis en place le télétravail. Chaque année ce nouveau mode de travail séduit de plus en plus de communes (+6 points par rapport à 2018). Cela nécessite de s’équiper des bons outils pour être efficace à distance. Parmi la multitude d’outils qui existent aujourd’hui, quels sont les meilleurs pour mettre en place le télétravail dans sa collectivité ?

Opter pour des supports numériques transportables facilement

Ordinateur portable, tablette et smartphone sont les piliers du télétravail dans les collectivités. Ils peuvent renfermer tous les documents relatifs à la vie de la collectivité sous forme dématérialisée : convocations, délibérations, comptes rendus, rapports, synthèses, etc. Ils permettent également d’accéder aux logiciels de gestion, consulter la messagerie, annoter et partager des documents, voter en direct, signer et parapher des documents,… L’ensemble de la vie de l’acteur de la collectivité disponible partout et à tout moment, voilà ce qui fait toute la richesse de ces outils nomades.

Choisir des logiciels de gestion accessibles en télétravail : le Cloud

Technologie indispensable à la mobilité, le Cloud crée de plus en plus d’adeptes. Longtemps méconnue chez les collectivités, aujourd’hui seules 38% des collectivités ne connaissent peu ou pas la technologie du Cloud contre 66% en 2018.

6 collectivités sur 10 apprécient le Cloud. Le Cloud permet de stocker et d’accéder aux données et aux applications de gestion par l’intermédiaire d’Internet plutôt que via le disque dur d’un ordinateur par exemple. Ainsi cette technologie permet d’accéder à ses données en toute mobilité et sans dépendre de la limite de stockage d’un appareil. Les partages de documents avec ses collègues sont fluidifiés et les données sécurisées grâce au cryptage des données.

« Le Cloud est pratique, il permet d’accéder aux données en télétravail, les données stockées hors de la mairie sont tout autant sécurisées, elles sont synchronisées immédiatement pour un usage multi-utilisateurs et les partages de fichiers sont facilités. » (Secrétaire d’une commune de 560 habitants)

Compléter avec des outils collaboratifs disponibles partout

Le télétravail dans les collectivités n’est pas synonyme de cloisonnement. Au contraire, aujourd’hui il existe une multitude d’outils pour travailler efficacement en collaboration à distance. Ces outils sont de plus en plus convoités par les collectivités. En 2019, plus d’une collectivité sur deux déclare utiliser un parapheur électronique pour viser et signer les documents à distance, soit une augmentation de +20 points par rapport à 2018.

Article écrit par Margot

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