Réunions de conseil municipal et commissions : 4 outils clés pour les organiser efficacement

Article écrit le 27/12/2019

L’organisation des réunions de conseil municipal et commissions est parfois contraignante pour votre collectivité ? Difficulté à trouver une date commune, documents dispersés, malentendus sur la répartition des tâches, informations non communiquées… Des outils existent pour faciliter l’organisation des conseils municipaux ou communautaires et les commissions. Découvrez les principaux outils numériques pour préparer avec efficacité vos réunions.

1. La Messagerie Collaborative : préparer vos réunions de conseil municipal et commissions de façon collaborative

Organiser les réunions de conseil municipal et commissions en fonction des emplois du temps de chacun des élus est parfois un casse-tête. Pour mettre tout le monde d’accord rapidement, vous pouvez opter pour la Messagerie Collaborative de JVS-Mairistem. Cet outil vous permet de partager votre agenda avec les membres de votre collectivité mais également de visualiser ceux de vos collaborateurs afin de planifier vos réunions rapidement. Vous avez également la possibilité d’échanger en temps réel avec vos collègues grâce à une messagerie sécurisée. Cet outil numérique optimise l’organisation de vos réunions de conseil municipal et commissions : vos échanges sont fluidifiés, vos ressources sont mutualisées, toutes vos informations sont partagées facilement et votre travail d’équipe est optimisé.

2. Convocation & Séances : convier les élus aux conseils municipaux et les informer à distance

Les élus travaillent de plus en plus à distance. L’outil de Convocations & Séances de JVS-Mairistem peut être un véritable atout pour votre collectivité. Les gestionnaires de la collectivité ont la possibilité d’envoyer aisément les convocations aux élus et les élus peuvent valider leur présence où qu'ils se trouvent grâce à une app mobile. Cet outil complet permet également d’insérer les documents des séances et de les consulter depuis tous vos appareils, même sans connexion !

3. Trello : répartir les tâches lors des réunions de conseil municipal et commissions

Chaque membre a ses responsabilités lors des réunions de conseil municipal et commissions. Il est donc important d’affecter les tâches en amont pour structurer efficacement les réunions communautaires. L’outil Trello est connu pour répartir les tâches sous forme de colonnes « à faire », « en cours » et « fait ». Les missions peuvent être assignées aux différents membres du projet. Cet outil collaboratif vous offre une visibilité sur toutes les tâches, à tout moment.

4. Porte-Document Electronique : centralisez, partagez et personnalisez le stockage des documents des séances

De nombreux documents découlent des différentes réunions communautaires. Des éléments précieux qu’il faut conserver. D’autre part, il est possible que certains élus n’aient pas pu assister à certaines séances délibérantes. Il faut donc qu’ils puissent consulter les documents inhérents. Grâce au Porte-Document Electronique de JVS-Mairistem, vous avez la possibilité de partager tous les documents nécessaires sur une base unique, sécurisée et accessible par tous les membres et à tout moment. Améliorez vos réunions de conseil municipal et commissions en transmettant les comptes rendus à chacun des élus. Faites circuler les informations en un clic !

Pour plus de conseils afin d'optimiser vos réunions municipales et communautaires, poursuivez votre lecture avec l’article « 3 étapes pour simplifier l’organisation de vos commissions ! ».

Article écrit par marie

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